行业协会商会换届选举工作合规指南

作者：耿碧君律师

此前《社会团体换届选举工作合规指南》一文，已经就社会团体普遍的换届选举合规要点进行了梳理，而行业协会商会由于其更高的会员同质性、更显著的产业性和经济性、更具优势的市场资源整合协调能力，显然需要更细致全面的引导和规范，以更好地服务于经济发展大局。作为行业协会商会持续健康运作的关键环节，换届工作的规范性尤为重要。

为助力行业协会商会规范换届选举流程，确保选举严格遵循“民主、公开、公平、公正、规范” 原则，依据《社会团体登记管理条例》《深圳经济特区行业协会条例》《广东省行业协会章程示范文本》等法律法规及政策规范，结合深圳市行业协会商会管理的实际情况，特编写本换届工作合规指南，以供参考适用。

一、换届选举的组织筹备

（一）换届时间规范

行业协会商会应严格按照本团体章程规定，按时换届，每届长不超过5年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报经社团登记管理机关批准同意。但延期或提前换届长不超过1年。对于任期届满超1 年未换届的行业协会商会，登记管理机关可责令其限期换届，但延期或提前换届长不超过1年，否则登记管理机关可责令其在规定时间内进行换届。逾期不换届的，年检时登记管理机关将视情况评定为基本合格或不合格。

（二）筹备机构组建

1、换届选举工作由理事会负责，应在大会召开前至少3 个月，由理事会（常务理事会）提名，成立换届工作领导小组或换届选举委员会（以下统称为“临时领导机构”），成员包括党员代表、理事代表、监事代表和会员代表。小组成员3至7名，组长一般由会长担任，会长不便担任的，可以由副会长或秘书长担任。具体工作由秘书处负责，也可以抽调会员单位人员参与。

2、若理事会（常务理事会） 不能或不召集的，可由监事会（或半数以上监事）召集和主持；

3、若监事会（或半数以上监事）也不能或不召集主持的，五分之一以上会员（代表）可以自行召集和主持。成立由五分之一以上理事、监事、本会党组织班子成员或党建联络员组成的临时领导机构，负责换届选举工作。

4、临时领导机构成员一般为单数，应当办事公道，作风正派，熟悉选举组织工作的相关事务，监事会或监事负责监督筹备工作，按少数服从多数的原则进行决策。成员名单产生后，应发布公告或通知，告知全体会员。

（三）选举方案制定

临时领导机构需按照章程规定审核会员资格条件、确定大会形式，列明应参会会员名单，拟定换届选举工作方案、换届选举办法、换届选举大会议程、组织提名理事会理事、监事（长）、会长、副会长、秘书长等拟任候选人建议人选，并对应大会议程准备大会需要审议的相关材料和设备用品等。

其中，对拟推荐的监事、理事、常务理事、负责人候选人数应根据会员数量，原则上遵循以下原则进行科学合理的确定：

1、监事少一名。三名监事以上的设监事会。监事职数应为单数。

2、理事职数原则上为会员数量的1/3。

3、常务理事职数原则上为理事人数的1/3。理事职数少于50人的，原则上不设立常务理事。

4、负责人是指会长（或称理事长）1名、副会长（或称副理事长）若干名、秘书长1名。负责人总数一般不超过理事会（常务理事会）总人数的三分之一，不少于5人，且为奇数。副会长职数原则上不超过30人。异地商会秘书长以上负责人（包括会长、副会长、秘书长）不得来自于同一单位。

5、会长只能设一名，通常为本会的法定代表人，应为内地居民，不得同时担任其他社会团体的法定代表人，不得兼任秘书长，不得在会长之上再设立主席。

6、秘书长采用选任制或聘任制，为专职，秘书长和会长不能在同一会员单位中产生。

上一届监事或监事会履行换届选举工作监督职能，认定参会会员（代表）资格、验证选票，监督选票发放、投票及统计过程，并签字确认参会会员数和选票统计的有效性。异地商会的会员资格认定以及相关事项发生争议时，由理事会确认会员资格。

（四）报送预审

换届选举方案、选举办法、换届大会议程、候选人名单、理事会工作报告、财务工作报告等需大会审议的文件经理事会决议通过后，方可召开会员（代表）大会。

换届选举大会召开30日前，需将会长、副会长、监事长、秘书长和法定代表人候选人报送党组织审核备案；

备案流程：登录线上业务办理系统“社会组织工作平台”http://218.17.84.148:9009/SOCSP_O/loginSucceed，具体流程如下:进入网站，输入账号和密码—点击“业务办理”—选择业务办理—负责人人选审核—按要求上传材料—确认无误后提交—完成申报。

等待市委社会工作部审核并公示后方可召开大会。

负责人人选审核预审通过后，登记管理机关会指派会计师事务所对行业协会商会进行审计。

（五）会议通知要求

行业协会商会应当在章程规定的时间内（不少于换届选举前20日）将会议时间、地点和审议事项通知全体会员（会员代表），大会不得对通知未列明事项作出决议。

异地商会负责人候选人、理事候选人应当于换届前15日向全体会员公示，公示期不少于7日。

会议通知建议设置参会回执，并限定回执回收期限，以便对参会人员人数及身份的确认，实现有效管理。

同时，对于决议通过的候选人资料，建议在会员（代表）大会召开至少五个工作日前向全体会员（会员代表）公开，同时在行业协会商会网站上公布，以保证会员在投票时对候选人有足够的了解。

二、换届选举的进行

召开换届选举会员（代表）大会不得采用通讯方式。须有全体会员（代表）的三分之二以上出席方为有效。会议主持人在确认出席会员资格和人数比例后，按照理事会决议通过的大会议程逐项进行。

对于因特殊原因无法出席会议的会员（代表），可委托他人代理出席，代理人需出示授权委托书并交秘书处备案，在授权范围内行使表决权，且每名代理人只能接受一份委托。

行业协会商会会长、副会长、秘书长可由会员（代表）大会或理事会选举产生，监事长可由会员（代表）大会或监事会选举产生，但负责人的罢免、理事和监事选举或罢免须由会员（代表）大会采用无记名投票方式表决通过。负责人、理事、监事由会员（代表）大会选举产生的，应当实行差额选举。但是只变更会长单位代表，不变更会长单位的，代表人人选无需差额。

会员（代表）大会决议事项应当经到会会员（代表）的过半数表决通过，修改章程和决定本会合并、分立、终止等重大事项应当经出席会员（会员代表）大会的三分之二以上会员（会员代表）表决通过。

会员（代表）大会需对所议事项制作会议纪要，行业协会出席会议的理事应当在会议记录上签名，异地商会由全体监事签名确认，并向会员（会员代表）公告。大会的签到表、选票、决定、决议及会议记录等资料需建立档案妥善保管，并向全体会员公开。

三、换届选举后备案

（一）换届备案流程

行业协会商会应在换届选举结束后30 日内，进行线上备案。

1、备案流程：登录线上业务办理系统“社会组织工作平台”http://218.17.84.148:9009/SOCSP_O/loginSucceed，具体流程如下:进入网站，输入账号和密码—点击“换届备案”—阅读申请须知后点击“下一步”—选择办理备案业务—完善表单信息—按要求上传材料—确认无误后提交—完成申报。

2、如申报材料被退回，可点击菜单栏“业务办理—业务跟踪”查看回复意见，修正材料内容后应重新提交。相关材料均平台材料模版为准。

3、提交备案后登记管理机关将指派会计师事务所对行业协会商会进行审计，审计完成后，须再进行一次换届后备案。

（二）法定代表人变更

如果变更法定代表人，需在广东政务服务网上提交法定代表人变更申请。行业协会法定代表人按照章程规定由会长或者副会长担任。异地商会的法定代表人一般由会长担任。同时不得兼任其他社会团体法定代表人。否则登记管理机关不予受理法定代表人变更登记。

四、届中选举相关事项

（一）届中重新选举

根据会员发展情况，行业协会商会届中可相应增加监事、理事、常务理事和副会长，但不能突破规定的总名额数量。

有1/3以上理事联名提议换届的，应召开理事会讨论相关事宜，形成议案提交会员（代表）大会表决。

因副会长、理事、监事单位人事变动等特殊情况下，届中确需调整的，经理事会形成议案后，可以召开会员（代表）大会，以投票表决方式进行调整，并向全体会员公告，向登记管理机关备案。

（二）负责人任期限制

会长、副会长、选任制秘书长每届任期与理事会任期相同，会长连任不得超过两届。因特殊情况需延长任期的，须采取差额选举方式，经会员大会（会员代表大会）表决通过，报登记管理机关备案后方可任职，并多只能延期1届。

（三）届中备案流程

届中变更会议召开30日之前，行业协会商会负责人及监事长候选人需经社会组织党委审核，备案流程与按期换届一致。

秘书长采用聘任制的，由理事会聘任，订立劳动合同，但应按规定履行聘前预审和聘后备案手续。行业协会商会解聘秘书长，应按照双方劳动合同进行。

开完届中变更会议后30 日内需进行届中备案，流程为：登录 “社会组织工作平台”，依次点击 “届中备案”、阅读须知、选择办理备案业务、完善信息、上传材料、提交申报。如需变更法定代表人，完成备案后需在广东政务服务网提交变更申请。

合规进行行业协会商会换届选举工作是保障会员权益、优化内部治理、维护组织公信力的基石，更是社会组织依法依规运行的重要体现。通过规范程序、强化监督、落实备案，行业协会商会不仅能够规避法律风险，更能提升治理效能，实现健康可持续发展。浩略律所始终秉持“专业为本、服务为先”的理念，致力于为社会组织提供全方位的法律支持与合规指导，助力行业协会商会完善治理体系，应对复杂挑战，共同推动社会组织领域的规范化与高质量发展。